Arkevia ist ein digitales Tresor, das von Cegedim herausgegeben wird und von vielen Unternehmen genutzt wird, um Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumente zu digitalisieren. Der Zugang zu diesem Dienst bereitet den Mitarbeitern regelmäßig Schwierigkeiten, insbesondere weil das Aktivierungsverfahren je nach den von jedem Arbeitgeber gewählten Einstellungen variiert. Es gibt zwei URLs: myarkevia.com für die Mitarbeiter und arkevia.com für die Arbeitgeber, eine Unterscheidung, die bereits zu Navigationsfehlern führt.
Arkevia-Identifikatoren: Warum das Verfahren von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist
Der häufigste Reibungspunkt betrifft kein technisches Problem, sondern ein Informationsproblem. Je nach Unternehmen kann die anfängliche Identifikation, die dem Mitarbeiter übermittelt wird, in Form einer Mitarbeiternummer mit einem temporären Code, einer Personalnummer mit einem Geheimcode oder direkt per E-Mail gesendeten Identifikatoren vorliegen. Diese Vielfalt hängt von den HR-Einstellungen ab, die der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Einführung von Arkevia festgelegt hat.
Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen wechselt und bei seinem neuen Arbeitgeber auf Arkevia stößt, kann daher verwirrt sein: Die Identifikatoren funktionieren nicht auf die gleiche Weise wie in seiner vorherigen Position. Der Reflex, die alte Personalnummer auf der Anmeldeseite einzugeben, führt systematisch zu einem Misserfolg, da jedes Unternehmen ein eigenes Set von Identifikatoren generiert.
Vor jedem Versuch, sich anzumelden, besteht der erste Schritt darin, die Aktivierungs-E-Mail zu finden, die vom HR-Service oder von Arkevia gesendet wurde. Diese E-Mail enthält die notwendigen Informationen, um auf mein Arkevia-Konto zuzugreifen bei der ersten Nutzung. Wenn diese Nachricht gelöscht wurde oder nie empfangen wurde, bleibt der HR-Service des Unternehmens der einzige Ansprechpartner, der das Verfahren erneut anstoßen kann.
MyArkevia-Anmeldung: Der Ablauf auf myarkevia.com Schritt für Schritt
Sobald die Identifikatoren vorliegen, folgt die Anmeldung einem relativ direkten Ablauf, vorausgesetzt, die richtige URL wird gewählt. Die Mitarbeiter müssen auf myarkevia.com gehen, nicht auf arkevia.com, das für die Arbeitgeberoberfläche reserviert ist.
Erste Anmeldung und Erstellung des Passworts
Bei der ersten Anmeldung gibt der Mitarbeiter die Personalnummer (oder Mitarbeiternummer) und den temporären Code ein, die ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden. Die Plattform fordert dann zur Erstellung eines persönlichen Passworts und zur Angabe einer E-Mail-Adresse auf. Diese Adresse wird für alle folgenden Anmeldungen und zur Wiederherstellung des Passworts verwendet.
Die Wahl der E-Mail-Adresse verdient Aufmerksamkeit. Es ist besser, eine persönliche E-Mail-Adresse anstelle einer beruflichen zu verwenden, da der Zugang zum Tresor auch nach dem Verlassen des Unternehmens erhalten bleibt. Ein Mitarbeiter, der sein Konto mit seiner beruflichen E-Mail-Adresse verknüpft hat und seinen Arbeitsplatz verlässt, könnte in der Lage sein, sein Passwort ohne Unterstützung nicht zurückzusetzen.
Tägliche Anmeldung
Für die üblichen Anmeldungen fasst das Verfahren drei Aktionen zusammen:
- Auf myarkevia.com über einen Browser oder die mobile App gehen
- Die persönliche E-Mail-Adresse und das bei der Aktivierung festgelegte Passwort eingeben
- Auf den persönlichen Bereich zugreifen, in dem Gehaltsabrechnungen, Verträge und Bescheinigungen archiviert sind
Die Plattform bietet keine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiterkonten an, was die Anmeldung vereinfacht, aber die Frage der Sicherheit im Falle eines kompromittierten Passworts aufwirft.
Passwort vergessen und Verlust des Zugangs zu Arkevia: die realen Möglichkeiten
Die Funktion “Passwort vergessen”, die auf der Anmeldeseite verfügbar ist, sendet einen Link zur Zurücksetzung an die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse. Dieses Verfahren funktioniert gut, solange der Mitarbeiter noch Zugriff auf dieses Postfach hat.
Das Problem wird komplizierter, wenn der Benutzer den Zugang zur mit dem Konto verknüpften E-Mail-Adresse verloren hat. In diesem Fall reicht die klassische Zurücksetzung nicht mehr aus. Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Den HR-Service des Unternehmens kontaktieren, der das Aktivierungsverfahren erneut anstoßen oder neue temporäre Identifikatoren übermitteln kann
- Das Kontaktformular des Arkevia-Supports ([email protected]) nutzen, der eine Identitätsprüfung durchführt, bevor der Zugang wiederhergestellt wird
Der Arkevia-Support beschränkt sich nicht auf technische Eingriffe. Er kann auch kontaktiert werden, um die Identität wiederherzustellen oder die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse zu ändern, was über die einfache Zurücksetzung des Passworts hinausgeht.
Zugang zu Gehaltsabrechnungen nach einem Ausscheiden: Was Arkevia tatsächlich ermöglicht
Eines der Argumente, die von Arkevia hervorgehoben werden, ist die Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Jahrzehnte, auch nach einem Arbeitgeberwechsel. In der Praxis bedeutet dies, dass der digitale Tresor für den Mitarbeiter zugänglich bleibt, solange sein Konto existiert, unabhängig von seiner vertraglichen Beziehung zu dem Unternehmen, das die Dokumente hinterlegt hat.
Diese Portabilität beruht darauf, dass das Konto dem Mitarbeiter gehört, nicht dem Arbeitgeber. Im Gegensatz dazu variieren die Erfahrungen vor Ort hinsichtlich der Zugänglichkeit nach dem Ausscheiden. Einige Benutzer berichten von Verzögerungen bei der Wiederherstellung ihres Kontos, wenn sie nach mehreren Jahren ohne Anmeldung ihre Identifikatoren verloren haben.
Eine oft vernachlässigte Vorsichtsmaßnahme besteht darin, ein PDF jeder Gehaltsabrechnung herunterzuladen, sobald sie im Tresor abgelegt wird. Diese doppelte Archivierung lokal gewährleistet einen sofortigen Zugang zu den Dokumenten im Falle eines vorübergehenden Ausfalls der Plattform, eines Verlusts der Identifikatoren oder einer Verzögerung bei der Antwort des Supports. Diese Gewohnheit dauert nur wenige Sekunden pro Monat und beseitigt die vollständige Abhängigkeit vom Online-Dienst.
Der Zugang zu Arkevia stellt kein größeres technisches Problem dar, aber die Variabilität der Aktivierungsverfahren je nach Unternehmen bleibt die Hauptquelle für Blockaden. Den ersten Aktivierungs-E-Mail sorgfältig aufzubewahren und von Anfang an eine persönliche Adresse zu verwenden, sind die beiden Schritte, die die Mehrheit der Verbindungsprobleme vermeiden.