Arkevia is een digitale kluis uitgegeven door Cegedim, die door veel bedrijven wordt gebruikt om loonstroken en HR-documenten te digitaliseren. De verbinding met deze service zorgt regelmatig voor problemen voor werknemers, vooral omdat de activatieprocedure varieert afhankelijk van de instellingen die door elke werkgever zijn gekozen. Er bestaan twee URL’s: myarkevia.com voor werknemers en arkevia.com voor werkgevers, een onderscheid dat al fouten in de navigatie genereert.
Arkevia-inloggegevens: waarom de procedure verschilt van bedrijf tot bedrijf
Het meest voorkomende probleem betreft geen technische fout, maar een informatieprobleem. Afhankelijk van de bedrijven kan de initiële identificatie die aan de werknemer wordt doorgegeven, de vorm aannemen van een werknemersnummer vergezeld van een tijdelijke code, een personeelsnummer met een geheim wachtwoord, of identificaties die rechtstreeks per e-mail worden verzonden. Deze diversiteit hangt af van de HR-instellingen die door de werkgever zijn ingesteld op het moment van de uitrol van Arkevia.
Een werknemer die van bedrijf verandert en Arkevia bij zijn nieuwe werkgever tegenkomt, kan dus in de war raken: de identificaties werken niet op dezelfde manier als in zijn vorige functie. De reflex om het oude personeelsnummer in te voeren op de inlogpagina leidt systematisch tot een mislukking, aangezien elk bedrijf een eigen set identificaties genereert.
Voor elke poging tot inloggen is de eerste stap het terugvinden van de activatiemail die door de HR-service of door Arkevia is verzonden. Deze mail bevat de nodige informatie om in te loggen op mijn Arkevia-account bij de eerste keer gebruik. Als dit bericht is verwijderd of nooit is ontvangen, blijft de HR-service van het bedrijf de enige contactpersoon die de procedure kan herstarten.
MyArkevia-inloggen: het proces op myarkevia.com stap voor stap
Eenmaal in het bezit van de identificaties volgt de inlogprocedure een relatief rechtlijnig pad, op voorwaarde dat de juiste URL wordt gekozen. Werknemers moeten naar myarkevia.com gaan, niet naar arkevia.com dat gereserveerd is voor de werkgeversinterface.
Eerste inlog en wachtwoord aanmaken
Bij de eerste inlog voert de werknemer het personeelsnummer (of werknemersnummer) en de tijdelijke code in die door zijn werkgever zijn verstrekt. Het platform vraagt vervolgens om een persoonlijk wachtwoord aan te maken en een e-mailadres in te vullen. Dit e-mailadres zal dienen voor alle volgende inlogpogingen en voor het herstellen van het wachtwoord.
De keuze van het e-mailadres verdient aandacht. Het is beter om een persoonlijk e-mailadres in plaats van een zakelijk e-mailadres te gebruiken, omdat de toegang tot de kluis behouden blijft, zelfs na vertrek uit het bedrijf. Een werknemer die zijn account aan zijn zakelijke e-mailadres heeft gekoppeld en zijn functie verlaat, kan in de problemen komen bij het opnieuw instellen van zijn wachtwoord zonder hulp.
Dagelijks inloggen
Voor de gebruikelijke inlogprocedures bestaat de procedure uit drie acties:
- Naar myarkevia.com gaan via een browser of de mobiele app
- Het persoonlijke e-mailadres en het wachtwoord invoeren die tijdens de activatie zijn ingesteld
- Toegang krijgen tot de persoonlijke ruimte waar loonstroken, contracten en attesten zijn gearchiveerd
Het platform biedt geen tweefactorauthenticatie voor werknemersaccounts, wat de inlog vereenvoudigt, maar de vraag oproept over de veiligheid in geval van een gecompromitteerd wachtwoord.
Vergeten wachtwoord en verlies van toegang tot Arkevia: de werkelijke oplossingen
De functie “wachtwoord vergeten” die beschikbaar is op de inlogpagina stuurt een resetlink naar het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Deze procedure werkt goed zolang de werknemer nog toegang heeft tot deze mailbox.
Het probleem wordt ingewikkelder wanneer de gebruiker de toegang tot het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, is verloren. In dat geval is de klassieke reset niet meer voldoende. Er zijn twee oplossingen:
- Neem contact op met de HR-service van het bedrijf, die een activatieprocedure kan herstarten of nieuwe tijdelijke identificaties kan verstrekken
- Gebruik het contactformulier van de Arkevia-ondersteuning ([email protected]), die een identiteitsverificatie uitvoert voordat de toegang wordt hersteld
De ondersteuning van Arkevia beperkt zich niet tot technische interventies. Ze kan ook worden ingeschakeld om de identiteit te herstellen of het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld te wijzigen, wat verder gaat dan alleen het opnieuw instellen van het wachtwoord.
Toegang tot loonstroken na vertrek: wat Arkevia echt mogelijk maakt
Een van de argumenten die door Arkevia naar voren worden gebracht, is de bewaring van documenten gedurende meerdere decennia, ook na een verandering van werkgever. In de praktijk betekent dit dat de digitale kluis toegankelijk blijft voor de werknemer zolang zijn account bestaat, ongeacht zijn contractuele band met het bedrijf dat de documenten heeft opgeslagen.
Deze draagbaarheid is gebaseerd op het feit dat het account toebehoort aan de werknemer, niet aan de werkgever. Aan de andere kant zijn de ervaringen op de werkvloer verdeeld over de soepelheid van deze toegang na vertrek. Sommige gebruikers melden vertragingen bij het verkrijgen van de heractivatie van hun account wanneer ze hun identificaties na meerdere jaren zonder inloggen zijn kwijtgeraakt.
Een vaak verwaarloosde voorzorgsmaatregel is om een PDF van elke loonstrook te downloaden zodra deze in de kluis is geplaatst. Deze dubbele lokale archivering garandeert onmiddellijke toegang tot de documenten in geval van een tijdelijke storing van het platform, verlies van identificaties of vertraging in de reactie van de ondersteuning. Deze gewoonte kost enkele seconden per maand en elimineert de totale afhankelijkheid van de online service.
Toegang tot Arkevia vormt geen grote technische uitdaging, maar de variabiliteit van de activatieprocedures afhankelijk van de bedrijven blijft de belangrijkste bron van blokkades. Het zorgvuldig bewaren van de eerste activatiemail en het vanaf het begin gebruik maken van een persoonlijk e-mailadres zijn de twee stappen die de meeste inlogproblemen voorkomen.