Arkevia è un archivio digitale edito da Cegedim, utilizzato da numerose aziende per dematerializzare le buste paga e i documenti HR. La connessione a questo servizio presenta regolarmente difficoltà per i dipendenti, soprattutto perché la procedura di attivazione varia a seconda della configurazione scelta da ciascun datore di lavoro. Esistono due URL: myarkevia.com per i dipendenti e arkevia.com per i datori di lavoro, una distinzione che genera già errori di navigazione.
Credenziali Arkevia: perché la procedura differisce da un’azienda all’altra
Il punto di attrito più frequente non riguarda un bug tecnico, ma un problema di informazione. A seconda delle aziende, l’identificativo iniziale trasmesso al dipendente può assumere la forma di un numero di dipendente accompagnato da un codice temporaneo, di un matricola con un codice segreto, oppure di credenziali inviate direttamente via email. Questa diversità dipende dalla configurazione HR messa in atto dal datore di lavoro al momento del lancio di Arkevia.
Un dipendente che cambia azienda e ritrova Arkevia presso il suo nuovo datore di lavoro può quindi essere disorientato: le credenziali non funzionano allo stesso modo rispetto al suo precedente impiego. Il riflesso di digitare la vecchia matricola sulla pagina di accesso porta sistematicamente a un fallimento, poiché ogni azienda genera un insieme di credenziali proprie.
Prima di qualsiasi tentativo di connessione, il primo passo consiste nel recuperare l’email di attivazione inviata dal servizio HR o da Arkevia. Questa email contiene le informazioni necessarie per accedere al mio account Arkevia durante il primo utilizzo. Se questo messaggio è stato eliminato o non è mai stato ricevuto, il servizio HR dell’azienda rimane l’unico interlocutore in grado di riavviare la procedura.
Accesso MyArkevia: il percorso su myarkevia.com passo dopo passo
Una volta in possesso delle credenziali, la connessione segue un percorso relativamente diretto, a condizione di scegliere il giusto URL. I dipendenti devono recarsi su myarkevia.com, non su arkevia.com che è riservato all’interfaccia del datore di lavoro.
Primo accesso e creazione della password
Durante il primo accesso, il dipendente inserisce la matricola (o numero di dipendente) e il codice temporaneo forniti dal suo datore di lavoro. La piattaforma richiede quindi di creare una password personale e di fornire un indirizzo email. Questo indirizzo sarà utilizzato per tutti i successivi accessi e per il recupero della password.
La scelta dell’indirizzo email merita attenzione. È preferibile utilizzare un indirizzo email personale piuttosto che professionale, poiché l’accesso all’archivio è mantenuto anche dopo un’uscita dall’azienda. Un dipendente che avesse collegato il proprio account al proprio indirizzo professionale e che lascia il posto può trovarsi nell’impossibilità di reimpostare la propria password senza assistenza.
Accesso quotidiano
Per gli accessi abituali, la procedura si riassume in tre azioni:
- Recarsi su myarkevia.com da un browser o dall’app mobile
- Inserire l’indirizzo email personale e la password definite durante l’attivazione
- Accedere all’area personale dove sono archiviati buste paga, contratti e attestazioni
La piattaforma non offre autenticazione a due fattori per gli account dei dipendenti, il che semplifica la connessione ma solleva la questione della sicurezza in caso di password compromessa.
Password dimenticata e perdita di accesso ad Arkevia: le vere soluzioni
La funzione “password dimenticata” disponibile sulla pagina di accesso invia un link di reimpostazione all’indirizzo email associato all’account. Questa procedura funziona bene finché il dipendente ha ancora accesso a questa casella di posta.
Il problema si complica quando l’utente ha perso l’accesso all’indirizzo email legato all’account. In questo caso, la reimpostazione classica non è più sufficiente. Esistono due soluzioni:
- Contattare il servizio HR dell’azienda, che può riavviare una procedura di attivazione o inviare nuove credenziali temporanee
- Utilizzare il modulo di contatto del supporto Arkevia ([email protected]), che effettua una verifica dell’identità prima di ripristinare l’accesso
Il supporto Arkevia non si limita agli interventi tecnici. Può anche essere contattato per ripristinare l’identità o modificare l’indirizzo email associato all’account, il che va oltre la semplice reimpostazione della password.
Accesso alle buste paga dopo un’uscita: cosa consente realmente Arkevia
Uno degli argomenti messi in evidenza da Arkevia è la conservazione dei documenti per diversi decenni, anche dopo un cambio di datore di lavoro. In pratica, ciò significa che l’archivio digitale rimane accessibile al dipendente finché il suo account esiste, indipendentemente dal suo legame contrattuale con l’azienda che ha depositato i documenti.
Questa portabilità si basa sul fatto che l’account appartiene al dipendente, non al datore di lavoro. Tuttavia, i feedback sul campo divergono riguardo alla fluidità di questo accesso post-uscita. Alcuni utenti segnalano ritardi nel riottenere la riattivazione del proprio account quando hanno perso le credenziali dopo diversi anni senza connessione.
Una precauzione spesso trascurata consiste nel scaricare un PDF di ogni busta paga non appena viene depositata nell’archivio. Questo doppio archiviazione locale garantisce un accesso immediato ai documenti in caso di guasto temporaneo della piattaforma, di perdita delle credenziali o di ritardo nella risposta del supporto. Questa abitudine richiede pochi secondi al mese e elimina la totale dipendenza dal servizio online.
L’accesso ad Arkevia non presenta difficoltà tecniche maggiori, ma la variabilità delle procedure di attivazione a seconda delle aziende rimane la principale fonte di blocco. Conservare con cura la prima email di attivazione e utilizzare un indirizzo personale fin dall’inizio sono i due gesti che evitano la grande maggioranza dei problemi di connessione.